Перечислите последовательность действий с внутренними документами. 1. Создание черновика документа. 2. Открытие

Тема занятия: Последовательность действий с внутренними документами

Пояснение:
Перечисленные действия представляют собой типичную последовательность обработки внутренних документов в организации. Рассмотрим каждое действие подробнее:

1. Создание черновика документа: В этом шаге создается первоначальный вариант документа, который позволяет ознакомиться с его структурой и содержанием.
2. Открытие и проверка содержимого конвертов: В данном шаге происходит открытие почтовых или электронных конвертов и проверка содержащихся в них документов на актуальность и соответствие требованиям.
3. Регистрация документов: Документы регистрируются в специальных журналах или базах данных для последующего контроля и отслеживания их движения.
4. Проверка правильности адресования: Осуществляется проверка адресата документа на соответствие установленной процедуре.
5. Согласование черновика документа: Здесь используется система согласования, где документ проходит несколько этапов проверки и внесения необходимых изменений.
6. Рассмотрение документов руководителем: Руководитель оценивает содержание документа и принимает решение о дальнейших действиях.
7. Подписание документа руководителем: Руководитель ставит свою подпись, подтверждающую рассмотрение и одобрение документа.
8. Включение документа в дело: Документ помещается в папку или архив, где хранятся все документы определенной категории.
9. Предварительная обработка (сортировка, маркировка): Осуществляется сортировка и маркировка документов для удобства последующего хранения и поиска.
10. Проверка правильности оформления документа: Проводится финальная проверка оформления документа на соответствие установленным стандартам и требованиям.
11. Передача документов руководителю: На этом этапе документы передаются непосредственно руководителю или тому, кому они адресованы.
12. Заполнение регистрационной карточки: В регистрационной карточке указываются данные о документе, его номер, даты, и другая информация для учета и контроля.
13. Передача документов исполнителю: Документы передаются специалисту или исполнителю, который должен выполнить требуемые действия по данному документу.

Демонстрация: Откройте почтовые конверты и проверьте содержимое. Затем зарегистрируйте документы и проверьте правильность их адресования. Согласуйте черновик документа и передайте его на рассмотрение руководителю. После подписания руководителя включите документ в дело, предварительно обработав его. Проверьте правильность оформления и передайте документы руководителю. Заполните регистрационную карточку и передайте документы исполнителю.

Совет: Для более эффективного управления документами рекомендуется использовать электронные системы учета и мониторинга документооборота. Также стоит придерживаться установленных правил и процедур по обработке и передаче документов.

Задание для закрепления: Перед вами находятся 5 документов. В какой последовательности вы выполните действия с каждым документом, начиная с создания черновика и заканчивая передачей исполнителю?